Regaloptimierung basiert auf dem Positionieren und Arrangieren von Artikeln auf den Warenträgern eines Regals. Dafür müssen zunächst die Daten der Artikel dem Programm bekanntgemacht werden. Man benötigt also einen Artikelimport.
Meistens werden die Artikeldaten bereits anderswo, also außerhalb des XPace-Regaloptimierungs-Programms, gepflegt und verwaltet. Das kann in einer Warenwirtschaft, in einer Datenbank oder – im einfachsten Fall – in einer Excel-Tabelle geschehen. In allen Fällen entsteht die Aufgabe, die Artikeldaten in das Spacemanagement-Programm zu importieren.
Artikelimport: Welche Daten bereitstellen?
Zunächst steht die Frage an: Welche Artikeldaten soll man importieren? Die Antwort ist von mehreren Faktoren abhängig:
- Welche Daten meiner Artikel stehen zur Verfügung?
- Welche Daten braucht XPace mindestens, um arbeiten zu können?
- Welche Informationen möchte ich in XPace berücksichtigt und verarbeitet sehen?
- Welche Informationen braucht XPace, um bestimmte Analysen oder Positionierungen machen zu können?
Mindestinformationen
Am einfachsten ist die Frage zu beantworten, welche Artikeldaten XPace mindestens braucht: dies sind die Felder Artikel-Nummer, Artikel-Bezeichnung, Breite, Höhe und Tiefe. Die Artikel-Nummer wird benötigt, damit XPace jeden Artikel über einen eindeutigen Schlüssel identifizieren kann. Die Artikel-Bezeichnung ist für Anzeigezwecke notwendig, damit der User seine Artikel auch ohne subtile Kenntnis des unternehmenseigenen Artikelnummernsystems erkennen kann. Breite, Höhe und Tiefe (normalerweise jeweils in Millimeter angegeben) werden benötigt, damit das XPace-Programm aufgrund der äußeren Produktabmessungen den Platzbedarf und eine geeignete Regalposition für den Artikel bestimmen kann.
Erweiterte Informationen
Weitere Artikeldaten, die häufig zur Verfügung stehen und in XPace Berücksichtigung finden sollen, sind die Felder EAN, Warengruppe, EK-Preis, VK-Preis, Hersteller, Marke, Farbe, Rabatte, Mindest- und Höchstmengen, Plazierbarkeitsinformationen und viele andere. Die Liste der Artikel-Attribute von XPace beschreibt annähernd 200 Datenfelder, die je nach Bedarf befüllt werden können. Je mehr Informationen man XPace zur Verfügung stellt, desto genauer sind die Aussagen von XPace.
Die Informationen je Artikel können in XPace an unterschiedlichen Stellen zur Anwendung kommen:
- um eine Filterung und Auswahl der Artikel vorzunehmen
- um die Positionierbarkeit eines Artikels zu ermöglichen oder einzuschränken
- um Beziehungen zwischen Artikeln herzustellen
- um die Daten grafisch umzusetzen
- um die Daten in Etikettierungen und Reports auszugeben.
Informationen für Auswertungen und Benchmarks
Will man bestimmte Analysen ausführen oder Kennzahlen berechnen lassen, sind weitere Daten pro Artikel erforderlich. Neben den bereits genannten Feldern EK-Preis und VK-Preis können das sein: Abverkaufszahlen, Umsatzzahlen, Handelsspannen, Deckungsbeiträge etc.
Wie bereitet man die Daten vor?
Nehmen wir an, die Produktdaten sollen in einer Excel-Tabelle vorbereitet werden. Wir erzeugen also ein Excel-Arbeitsblatt mit Spalten für alle zu erfassenden Datenfelder. Die erste Zeile soll Spaltenüberschriften enthalten, die weiteren Zeilen beherbergen jeweils die Daten eines Artikels. Wichtig ist: es kommt hier nicht in erster Linie auf Schönheit an! Die Artikeltabelle soll nicht zu Präsentationszwecken oder zur Weitergabe an andere Nutzer dienen, sondern sie soll eine effektive Datenquelle für XPace sein. Man kann hinterher immer noch in einem zweiten Arbeitsblatt mit Verweisformeln eine ansehnliche, präsentable Tabelle daraus machen, wenn es denn gewünscht ist.
Für eine effektive Datenübernahme gilt: keine Leerzeilen, keine Zwischenüberschriften, kein dekorativer Schnickschnack!
Spaltenüberschriften
Im Prinzip kann man für die Spaltenüberschriften jeden beliebigen Bezeichnungstext wählen, der die Spalte identifiziert. Das Datenimportskript wird hinterher die Spalten mit den passenden XPace-Datenfeldern verknüpfen – wenn man denn mit einem Importskript arbeiten möchte.
Eine elegantere Möglichkeit ist, auf das Importskript zu verzichten, nur woher weiß dann XPace, was in welcher Spalte steht? Ganz einfach: wir schreiben es hin! Soll heißen: wir tragen als Spaltenüberschriften die Original-Datenfeldnamen von XPace ein. Dann kann XPace die Zuordnung der Datenspalten in der Tabelle mit den Datenfeldern im XPace-Datenmodell automatisch herstellen.
Eine solche Tabelle könnte folgendermaßen aussehen:
| order-id | name | unit-width | unit-height | unit-depth | price |
|---|---|---|---|---|---|
| 1234 | Kabelschellen | 280 | 80 | 140 | 12,99 |
| 5678 | Kabelklemmen | 260 | 70 | 120 | 15,99 |
| 9012 | Kabelrohr | 22 | 1000 | 22 | 3,59 |
StandardExcelTemplate.xls) wird außerdem zusammen mit XPace installiert und kann als Ausgangspunkt für die eigene Tabelle verwendet werden.
Daten importieren
Wenn man sich an den Vorschlag mit den Original-Feldnamen in der ersten Tabellenzeile gehalten hat, kann man zum Importieren dieser Tabelle in XPace den Menübefehl
Datenbasis ➜ Importieren ➜ Excel-Standard-Arbeitsblatt
verwenden. ACHTUNG: Excel-Standard-Arbeitsblatt, nicht Excel-Arbeitsblatt – letzteres würde man verwenden, wenn man unter Anwendung eines Importskripts importieren möchte!
Wählen Sie nun die zu importierende Excel-Datei aus. Noch einfacher ist folgender Weg: Ziehen Sie die Excel-Datei in das Produkte-Fenster – fertig!
In jedem Fall landet man anschließend im Importassistenten für Excel-Datenquellen. Hier geben Sie einen Namen für den neuen Produkt-Channel ein. Kreuzen Sie die Option Bereitstellen an und klicken Sie auf Fertigstellen.
Die Daten aus Ihrer Excel-Datei werden importiert und entsprechende Artikel-Datensätze in XPace angelegt. Der neue Import ist anschließend unter seinem Namen im Produkte-Fenster zu finden. Dort können Sie den neuen Channel öffnen und die Artikel in Ihrem Regal positionieren.